Dropbox es un servicio de almacenamiento online de archivos que permite hacer copias de nuestros ficheros, compartirlos de forma pública o privada y sincronizarlos entre varios ordenadores y dispositivos móviles. Con estas funciones se abren algunas posibilidades muy interesantes para los fotógrafos.
Su gran ventaja es la sencillez y la facilidad de uso: una vez instalado, crea una carpeta en nuestro disco duro -interno o externo- en la ubicación que elijamos, y a partir de ahí todo el contenido de dicha carpeta es duplicado a los servidores de Dropbox. Cualquier cambio, nuevo fichero o borrado que hagamos en dicha carpeta se traslada automáticamente a la copia online. Para usarlo hay que descargar e instalar un programa, disponible en http://www.dropbox.com. Dropbox ofrece una cuenta gratuita con 2 Gb de capacidad y cuentas de pago de 50 y 100 Gb por 9,99 y 19,99 dólares al mes respectivamente.
Crear una copia de seguridad de nuestras fotos
El uso más obvio de Dropbox es como copia de seguridad o backup de nuestras preciadas fotografías. Siempre es recomendable tener una copia de todo nuestro archivo en un disco duro externo, pero una copia online es un seguro adicional ante una pérdida o robo de todo nuestro equipo. La limitación en este sentido es que la cuenta gratuita sólo permite 2 Gb de capacidad. Ante esto tenemos dos opciones:
- Si no queremos contratar una cuenta de pago, hacer una selección de las fotos más valiosas y guardarlas en formato jpg a calidad máxima. Esto nos permite almacenar unas 300 ó 400 imágenes. No son muchas, pero hablamos de una selección de lo mejor de nuestro catálogo que merece una copia de seguridad extra.
- Para fotógrafos profesionales o aficionados avanzados con un archivo grande, cabe preguntarse si vale la pena gastar 10 o 20 euros al mes a cambio de tener asegurado nuestro archivo con este sistema. También en este caso es interesante hacer una selección para evitar malgastar el espacio guardando duplicados o series de varias imágenes muy parecidas.
¿Cómo montar un sistema de copias de seguridad?
Hay varios modos de hacerlo, aquí proponemos este:
- Crear dentro de la carpeta de Dropbox una carpeta Archivo Fotografico
- Seleccionar las imágenes que van a ser copiadas. Si trabajamos con algún sistema de catálogo de imágenes como Lightroom se puede hacer fácilmente con una palabra clave.
- Exportar las copias a la carpeta Archivo Fotografico en nuestro disco duro, en formato jpg o incluso DNG. De este modo Dropbox actualiza la copia online automáticamente.
- Repetir los pasos anteriores periódicamente o cuando tenemos nuevas imágenes. Es importante exportar solo las nuevas fotos ya que si exportamos todo cada vez se sustituirán los archivos y consumiremos mucho tiempo y ancho de banda.
Este sistema está detallado aquí.
Sincronizar imágenes y documentos entre varios ordenadores
Basta instalar Dropbox en más de un ordenador con la misma cuenta para que todo su contenido se copie en todos los ordenadores. Cualquier cambio que hagas en uno de ellos se trasladará al resto. Esto permite compartir imágenes y otros documentos con los que trabajamos habitualmente entre el PC de sobremesa que tenemos en casa y el portátil que llevamos de viaje. Para este uso es muy interesante la opción de Sincronización Selectiva, dentro de las preferencias avanzadas de Dropbox, que permite escoger qué carpetas se van a copiar en un ordenador determinado. De este modo podemos tener todo en nuestro PC de sobremesa y sólo un par de carpetas en el portátil.
Enviar fotos de forma segura
Este es uno de los usos más interesantes de Dropbox y tiene grandes ventajas respecto al email y al ftp, ya que nos permite enviar un conjunto de ficheros pesados con muy poco esfuerzo y de forma confidencial. Es necesario que el destinatario sea también usuario de Dropbox. En este caso, sólo tenemos que compartir la carpeta donde están las fotos e indicar el email del destinatario.
Los pasos a seguir son:
- Acceder a nuestra cuenta en la web http://dropbox.com
- Navegar hasta la carpeta que queremos compartir
- Pulsar el botón en Compartir carpeta e introducir el email de nuestro destinatario.
Disponer de nuestras imágenes y documentos de uso frecuente desde cualquier lugar Si viajas con frecuencia y necesitas al mismo tiempo disponer de tus fotos, no es necesario llevar un disco duro bajo el brazo. Con tu cuenta de Dropbox puedes acceder en cualquier momento a ellas desde un portátil o desde cualquier ordenador con conexión a internet. Además, Dropbox dispone de aplicación gratuita para iPad, iPhone, Balckberry y dispositivos con Android con la que puedes acceder a todos los ficheros de tu cuenta de Dropbox. Esto no significa que se copien todos los ficheros en tu móvil, pero sí puedes navegar por todas tus carpetas y descargar o enviar por email cualquier fichero.
Compartir fotos y ficheros de forma pública
Dentro de la carpeta de Dropbox veremos que existe una carpeta Public. El contenido de dicha carpeta es público y accesible en la web de Dropbox, y podemos usarla para colocar ciertos ficheros que queremos compartir de forma abierta, como un pdf con un listado de nuestro archivo fotográfico o de nuestras tarifas. Los ficheros dentro de la carpeta pública se asocian a un enlace público que podemos enviar por email o colocar en nuestra web para su descarga.
Para copiar el enlace público de un fichero: Acceder a nuestra cuenta en la web http://dropbox.com
- Navegar dentro de la carpeta Public hasta el fichero
- En el desplegable de la derecha, pulsar Copiar enlace público.
Inconvenientes y limitaciones
Hemos visto que Dropbox es un producto muy interesante para los fotógrafos, pero tiene algunas limitaciones:
- Ya hemos visto que la cuenta gratuita permite solo 2 Gb de capacidad. Si buscamos un sistema de backup online gratuito y con más capacidad, Dropbox no es para nosotros.
- Dado el peso que tienen los ficheros de imagen, es un sistema que consume mucho ancho de banda y si nuestra conexión a internet tiene algún límite de descarga Dropbox puede consumirlo fácilmente.
- Por el mismo motivo, el proceso de actualizar muchos ficheros es lento, y más si tenemos en cuenta que la velocidad de subida de nuestra conexión será casi seguro mucho menor que la de bajada.
- Respecto a la seguridad, Dropbox es un sistema razonablemente seguro y en mi opinión lo bastante fiable como para confiarle mis imágenes a cambio de los beneficios que ofrece. Sin embargo no deja de ser un sistema sobre el que no tenemos un control directo y como tal no es aconsejable almacenar información sensible.